Vigie SI Appui continu à la gouvernance
Pas de grand projet en cours. Mais votre système d’information, lui, continue de vivre.
Contrats à renouveler, demandes de support, points ouverts, chiffrages à comprendre et documentation à conserver : les solutions existantes exigent une attention continue, même entre deux projets.
Vigie SI vous apporte les outils, les méthodes et le regard indépendant nécessaires pour maîtriser la relation avec vos fournisseurs sans gérer vos projets à votre place.
Entre deux projets
Il ne se passe peut-être rien d’exceptionnel. Il se passe tout de même beaucoup de choses.
La relation avec un fournisseur informatique ne commence pas avec un appel d’offres et ne s’arrête pas après la mise en production. Elle se joue dans une succession de demandes, de décisions, d’échéances et de documents.
01Les demandes continuent
Un incident fonctionnel, un nouvel utilisateur ou une question métier doit être formulé, suivi et clôturé proprement.
02Les contrats avancent
Les renouvellements, délais de résiliation, niveaux de service et conditions de support ne s’arrêtent pas entre deux projets.
03Les solutions évoluent
Une mise à jour, un nouveau module ou une demande réglementaire peut créer des décisions avant même de devenir un projet.
04La connaissance se disperse
Sans méthode, les décisions, les accès et la documentation restent dans les courriels, chez un collaborateur ou chez le prestataire.
Le principe
Le fournisseur connaît sa solution. La commune doit conserver la maîtrise de la relation.
Le dispositif Vigie SI n’est ni une DSI externalisée, ni un service de support, ni une gestion de projet. C’est un appui indépendant à la gouvernance qui aide la commune à travailler avec ses prestataires de manière plus structurée, plus factuelle et plus autonome.
Exemple : une demande adressée au fournisseur reste sans réponse pendant trois jours ouvrables. Est-ce acceptable ?
Ce délai n’est ni rapide ni lent en lui-même. Tout dépend de l’impact, de l’urgence et du niveau de service convenu. Le dispositif Vigie SI replace précisément ce type d’écart dans son contexte.
Le kit opérationnel
Six outils pour transformer une relation diffuse en dispositif maîtrisé.
Les outils sont adaptés à la commune puis réunis dans un espace qu’elle conserve. Ils ne remplacent pas les systèmes des prestataires : ils donnent à la commune sa propre vision consolidée.
La mise en place
Un dispositif vivant, pas un dossier de modèles oublié après sa livraison.
Chaque formule débute par une phase de mise en place. Elle construit un socle utilisable sans prétendre réaliser un audit technique exhaustif du système d’information.
- 01
Installer
Désigner le référent, adapter les six outils et intégrer les premières informations disponibles.
- 02
Transmettre
Expliquer les méthodes, répartir les responsabilités et rendre la commune capable de tenir le dispositif.
- 03
Revoir
Contrôler périodiquement la qualité des informations, objectiver les écarts et décider des prochaines actions.
Phase initialeDès CHF 3’900 HTUne seule fois · périmètre confirmé avant mandat
Un périmètre explicite
Aider à gouverner ne signifie pas gouverner à votre place.
Le dispositif Vigie SI détecte, qualifie et suit les sujets. Il ne remplace pas une analyse structurée lorsqu’une décision importante doit être prise.
Compris dans Vigie SI
- Installer des outils simples et adaptés au contexte communal
- Aider le référent communal à les utiliser et à les maintenir
- Contrôler périodiquement la complétude et la cohérence des informations
- Objectiver la qualité de service à partir de faits et d’engagements convenus
- Préparer une demande ou une discussion avec un fournisseur
- Identifier les questions, hypothèses et documents manquants
Non compris
- Administrer le système d’information ou assister directement les utilisateurs
- Tenir quotidiennement les registres, gérer les tickets ou effectuer les relances permanentes
- Prendre en charge la cybersécurité ou la réponse aux incidents de sécurité
- Diriger un projet, présider ses comités ou décider à la place de la commune
- Conduire un appel d’offres ou négocier au nom de la commune
- Certifier techniquement une solution, une architecture ou un chiffrage
Lorsqu’un sujet devient un projet — renouvellement ERP, offre fournisseur importante, changement de solution ou bascule — il sort du dispositif récurrent et peut faire l’objet d’un pack indépendant, avec périmètre, livrables et prix définis à l’avance. Voir les packs d’aide à la décision →
Chacun garde son rôle
La méthode renforce l’autonomie. Elle ne déplace pas les responsabilités.
La communeDécide et tient le dispositif
Elle désigne les responsables, maintient les informations, fixe les priorités et arbitre les actions.
Le dispositif Vigie SIStructure, contrôle et recommande
Il fournit le cadre, analyse les faits, signale les manques et aide à préparer les décisions.
Le fournisseurExécute et documente
Il traite les demandes, justifie ses estimations, respecte ses engagements et remet les livrables attendus.
Questions fréquentes
Ce que le dispositif Vigie SI apporte concrètement à votre commune.
Vos prestataires connaissent leurs solutions. Vos collaborateurs connaissent leur métier. Le dispositif Vigie SI permet à la commune de conserver une vision d’ensemble de son système d’information, de ses contrats, de ses risques et des décisions à prendre.
01Qu’est-ce que Vigie SI ?
Vigie SI est un dispositif de pilotage du système d’information destiné aux administrations communales. Il permet de garder une vision claire des applications, des fournisseurs, des contrats, des incidents, des engagements et des risques afin que les décisions soient prises au bon moment.
02À quelles communes le dispositif Vigie SI s’adresse-t-il ?
Le dispositif Vigie SI s’adresse notamment aux communes qui utilisent plusieurs solutions et prestataires, mais ne disposent pas nécessairement d’une direction informatique interne. Il convient aussi aux administrations qui souhaitent reprendre le contrôle d’un système d’information difficile à suivre, trop dépendant de certaines personnes ou insuffisamment documenté.
03Le dispositif Vigie SI remplace-t-il un service informatique ?
Non. Le dispositif Vigie SI assure une gouvernance et un pilotage de premier niveau. La commune conserve ses décisions et ses échanges opérationnels. Les fournisseurs restent responsables du support et des prestations qui leur sont confiées. Le dispositif apporte la méthode, l’animation, l’analyse et le suivi nécessaires pour que les sujets importants ne restent pas sans réponse.
04Pourquoi ne pas réaliser ce travail entièrement en interne ?
C’est possible, à condition de disposer du temps, de la méthode et du recul nécessaires. Vigie SI accélère cette mise en place. La commune évite une longue phase d’apprentissage, bénéficie d’un regard indépendant et réduit le risque de découvrir trop tard un contrat renouvelé automatiquement, une dépendance mal documentée ou un engagement fournisseur impossible à vérifier. L’intervention ne remplace donc pas les compétences internes : elle les renforce et leur fait gagner du temps.
05Comment justifier le coût de l’accompagnement ?
Le coût doit être comparé à celui des erreurs évitées : renouvellement subi, devis incomplet, projet mal cadré, interruption de service, dépendance à un fournisseur ou absence de solution de sortie. La commune ne paie pas seulement pour du temps de conseil. Elle paie pour accéder plus rapidement à une situation maîtrisée, prendre de meilleures décisions et réduire les risques liés à son système d’information.
06Que se passe-t-il lorsqu’un sujet devient un projet ?
Le dispositif Vigie SI identifie et qualifie le besoin, mais ne réalise pas le projet dans l’abonnement. Un renouvellement ERP, une offre fournisseur importante, un changement de solution ou une bascule peut faire l’objet d’un pack indépendant, avec périmètre, livrables et prix définis à l’avance.
07La commune devient-elle dépendante de Vigie SI ?
Non. Le dispositif est conçu pour laisser à la commune des actifs durables et réutilisables : cartographie, registres, historique des décisions, règles de suivi et documentation. La commune conserve la maîtrise de ses informations et de ses décisions. La méthode renforce son autonomie au lieu de créer une nouvelle dépendance.
08Quelle différence entre les deux formules ?
La formule Essentiel laisse la tenue courante à la commune et prévoit une revue trimestrielle. La formule Accompagné ajoute une revue mensuelle et une capacité d’analyse renforcée pour préparer des échanges, lire un chiffrage ou suivre des sujets plus exigeants.