Comment calculer le coût complet d’un logiciel communal ?
Par Digitalisation-communes · Publié le
Fiche de méthode soumise aux comités de lecture.
Le coût complet d’un logiciel communal réunit les dépenses nécessaires à son acquisition, à son fonctionnement et à sa sortie, ainsi que la charge interne mobilisée. Pour comparer deux offres, nous retenons le même périmètre et la même durée, puis séparons les montants confirmés, les estimations et les inconnues.
Définir d’abord ce que l’on compare
Préciser les modules, le nombre d’utilisateurs, les interfaces, le volume de données et les prestations attendues. Choisir ensuite un horizon cohérent avec la décision. Cinq ans peut servir de scénario de comparaison ; ce n’est pas une durée obligatoire ni une règle valable pour tous les projets.
La comparaison doit utiliser la même base fiscale et les mêmes hypothèses pour chaque offre. Un abonnement évolutif doit rester identifiable comme tel. Ne pas le transformer en prix ferme par simple multiplication.
Construire une matrice de coûts
- Mise en place : licences ou droits initiaux, configuration, accompagnement, migration, formation et tests.
- Fonctionnement : abonnement, maintenance, support, hébergement et prestations récurrentes nécessaires.
- Dépendances : interfaces, prestations d’un tiers et adaptations indispensables au fonctionnement réel.
- Sortie : extraction, formats, assistance et conditions de transfert vers une autre solution.
- Charge communale : préparation des données, ateliers, validations, formation et soutien aux utilisateurs.
- Incertitudes : indexation des prix, options non chiffrées, volumes variables et prestations déclenchées sous conditions.
Pour chaque ligne : quantité, prix unitaire, fréquence, durée, pièce justificative et statut de l’information. Une dépense inconnue ne vaut pas zéro : elle reste signalée comme un montant à obtenir.
Séparer trésorerie et coût économique
La charge interne valorisée n’est pas une facture du fournisseur. Nous la présentons séparément pour rendre visible l’effort demandé aux collaborateurs, sans la confondre avec les sorties de trésorerie. Un transfert de tâches vers la commune peut réduire le devis tout en augmentant son coût économique.
Formule de travail : coût économique sur la durée retenue = dépenses initiales + dépenses récurrentes + dépenses complémentaires et de sortie + charge interne valorisée. Les postes incertains restent explicitement qualifiés et ne doivent pas être comptés deux fois.
Un calcul entièrement fictif
Dans l’exemple pédagogique de Clairval, le forfait initial est de CHF 180’000 HT. S’y ajoutent CHF 120’000 d’abonnement et de support sur cinq ans, CHF 15’000 estimés pour une interface, CHF 8’000 estimés pour la sortie et CHF 39’000 de charge interne valorisée.
Le sous-total économique chiffré atteint CHF 362’000. Il comprend des estimations ; la révision des prix reste inconnue. Ce montant n’est donc ni un devis ferme, ni une moyenne du marché, ni une prévision applicable à votre commune.
Le scénario montre aussi qu’un rabais de CHF 5’400, accompagné de CHF 9’750 de travail interne supplémentaire estimé, augmente le coût économique de CHF 4’350. Le rabais ne suffit pas à juger l’intérêt de la proposition.
La prochaine question à poser
Demander au fournisseur de confirmer les postes exclus, les conditions de variation et les tâches laissées à la commune. Conserver les hypothèses dans la fiche de décision, puis mettre la matrice à jour à chaque nouvelle version de l’offre.
Cette méthode reprend la dimension « coût complet » de notre analyse et les chiffres du cas fictif Clairval. Pour compléter la comparaison, lire comment comparer des offres ERP communales.