Exemple fictif · Pack « Avant de signer »
Voici, sur un cas entièrement fictif, ce que révèle un audit indépendant avant signature — et pourquoi le prix affiché n’est jamais toute l’histoire.
La commune de « Clairval », le fournisseur, l’offre, les montants et les documents cités sont inventés à des fins pédagogiques. Aucune donnée réelle, aucun fournisseur identifiable, aucune commune existante. Ce scénario illustre la méthode du pack « Avant de signer » ; il ne remplace ni une analyse réelle ni un avis juridique.
La commune fictive de Clairval envisage de renouveler son ERP finances et habitants. Elle a reçu une offre : CHF 180’000 HT de forfait initial, présentée comme complète. Avant de signer, elle nous demande de vérifier ce qu’elle achète réellement.
Nous avons examiné l’offre commerciale, les conditions de projet et de recette, le plan de migration, le dossier technique, les conditions d’exploitation et le cadrage interne de la commune — 28 contrôles répartis sur les 7 dimensions du référentiel.
« Ne pas engager la commune tant que les huit blocages ne sont pas levés. La note traduit une sécurisation insuffisante des éléments examinés ; elle ne constitue pas une autorisation de signature. »
| Dimension | Score / 10 | Blocages ouverts |
|---|---|---|
| Périmètre | 6,9 / 10 | 1 |
| Coût complet | 5,0 / 10 | 1 |
| Migration et données | 5,0 / 10 | 2 |
| Intégrations et technique | 5,6 / 10 | 2 |
| Responsabilités | 6,3 / 10 | 0 |
| Exploitation et engagements | 5,6 / 10 | 1 |
| Réussite côté commune | 6,3 / 10 | 1 |
28 contrôles évalués sur 28. Les blocages priment toujours sur le score : une bonne moyenne ne compense jamais une condition non levée.
Quatre des huit blocages, à titre d’illustration de ce que contient la fiche complète (28 constats au total) :
Constat : Une recette de dix jours est prévue, mais les critères de rejet restent génériques.
Risque : Un livrable pourrait être accepté malgré un écart métier majeur.
Demande avant signature : Lister les tests et les anomalies qui empêchent la réception, avant signature.
Constat : L’interface cantonale et la réversibilité en fin de contrat sont exclues du forfait et n’ont fait l’objet d’aucun devis.
Risque : Deux dépenses nécessaires au fonctionnement réel du système restent sans montant confirmé.
Demande avant signature : Obtenir les devis et les conditions de déclenchement de ces deux postes.
Constat : Des contrôles de rapprochement sont annoncés, mais sans protocole ni seuil de tolérance défini.
Risque : Une erreur de reprise de données pourrait passer la validation sans être détectée.
Demande avant signature : Définir les totaux de contrôle, les échantillons et les seuils de rejet avant la bascule.
Constat : L’interface avec le système cantonal n’a ni pilote unique désigné, ni scénario de test accepté par les deux parties.
Risque : Chaque prestataire peut déclarer sa partie conforme sans que le fonctionnement global soit jamais vérifié.
Demande avant signature : Désigner un pilote unique de l’interface et obtenir un engagement de test de bout en bout.
Les 24 autres constats de la version initiale — sur le périmètre, les responsabilités, l’exploitation et le cadrage interne de la commune — suivent le même format dans la fiche complète. Un 29ᵉ constat s’ajoute plus bas, après la proposition de rabais.
Le forfait initial de CHF 180’000 HT est réel et documenté. Ramené à un horizon de cinq ans, en ajoutant l’abonnement, le support, l’interface cantonale, la sortie et la charge de travail interne de la commune, le coût économique s’élève à CHF 362’000 — sans compter la clause de révision des prix, dont le mécanisme reste inconnu à ce stade.
| Poste | Preuve | Montant CHF HT |
|---|---|---|
| Forfait initial | Documenté | 180 000 |
| Abonnement et support (5 ans) | Documenté | 120 000 |
| Interface cantonale | Estimé | 15 000 |
| Assistance à la sortie | Estimé | 8 000 |
| Charge communale interne (60 j. à CHF 650) | Estimé | 39 000 |
| Révision des prix | Inconnu | non chiffrable |
| Sous-total économique chiffré sur 5 ans | 362 000 |
H01 : interface estimée à CHF 15’000. H02 : sortie estimée à CHF 8’000. Ces deux montants sont des hypothèses de travail, non des devis fermes — d’où les demandes C07 ci-dessus. La charge interne est une valorisation économique du temps communal, pas une facture du fournisseur.
La suite du scénario
Après réception de la fiche « à clarifier ou à revoir », la commune retourne vers le fournisseur pour tenter de lever certains points. Le fournisseur propose un geste : un rabais de 3 % sur le forfait initial — CHF 5’400 — si la commune prend elle-même en charge le paramétrage des postes de travail et la formation des utilisateurs de premier niveau, deux tâches initialement comprises dans le forfait.
Sur le papier, c’est une bonne nouvelle : le prix affiché baisse. La question que pose la méthode « Avant de signer » est différente : ce rabais compense-t-il réellement ce qu’il fait porter à la commune ?
Constat : Le fournisseur propose un rabais de 3 % (CHF 5’400) sur le forfait initial si la commune internalise le paramétrage des postes de travail et la formation de premier niveau. Aucun avenant écrit ne précise le périmètre exact transféré, ni ce qui se passe si la commune ne parvient pas à tenir les délais.
Risque : La charge interne nécessaire pour réaliser ces deux tâches est estimée à 15 jours-personne (H03) à CHF 650/jour, soit CHF 9’750 (H04) — davantage que le rabais obtenu. Sans avenant, un retard côté commune n’engage la responsabilité de personne, et le fournisseur n’a plus d’obligation de reprise sur ce périmètre.
Demande avant signature : Faire chiffrer précisément la charge de paramétrage et de formation avant d’accepter le rabais ; documenter par avenant le périmètre transféré, un point de reprise par le fournisseur en cas de dépassement, et le traitement d’un retard côté commune.
| Indicateur | Avant négociation | Après négociation |
|---|---|---|
| Forfait initial | 180 000 | 174 600 |
| Charge interne valorisée | 39 000 | 48 750 |
| Coût économique total à 5 ans | 362 000 | 366 350 |
| Score « Coût complet » | 5,0 / 10 | 4,5 / 10 |
| Score global | 5,8 / 10 | 5,7 / 10 |
| Blocages ouverts | 8 sur 28 | 9 sur 29 |
H03 : 15 jours-personne pour le paramétrage et la formation. H04 : valorisés à CHF 650/jour, soit CHF 9’750. Hypothèses de travail à confirmer, au même titre que H01 et H02.
Le rabais fait baisser le prix affiché. Il fait aussi baisser le score de sécurisation — parce que le risque, lui, n’a pas disparu : il a changé de propriétaire, sans être chiffré ni documenté. C’est la même logique que sur la page d’accueil : une offre moins chère peut coûter plus cher, y compris après négociation.
La grille de lecture
Un score élevé ne suffit jamais à lui seul : la note synthétise l’analyse, mais un blocage ouvert interdit toujours un avis « signable », quel que soit le score global.
Une offre fournisseur est sur la table ?